Inserito da Celonis
Lo stato dell’Oklahoma ha scoperto i suoi punti ciechi nel modo più duro. Un rapporto legislativo pubblicato nell’aprile 2023 ha rilevato che le agenzie hanno speso 3 miliardi di dollari senza un’adeguata supervisione. Janet Morrow, direttrice della Divisione Rischi, Valutazione e Conformità dell’Oklahoma, ha deciso di monitorare migliaia di transazioni mensili su dozzine di sistemi non connessi.
Il Sooner State è diventato il primo stato degli Stati Uniti a implementare la tecnologia PI (Process Intelligence) per la supervisione degli appalti. Morrow afferma che la trasformazione è stata immediata. Il monitoraggio in tempo reale ha sostituito i cicli di ispezione pluriennali. La piattaforma del leader di mercato Celonis ha rapidamente rilevato più di 10 milioni di dollari in spese improprie. La squadra di sorveglianza è riuscita ad aumentare significativamente la propria efficacia aumentando il numero del personale da 13 a 5.
“Progresso”: un movimento globale
Il successo pionieristico dell’Oklahoma nell’utilizzo di una nuova e potente tecnologia di processo evidenzia una tendenza globale emergente. Morrow era tra gli oltre 3.000 leader riuniti. celosferaL’ultima conferenza annuale di Celonis è stata organizzata da PI per esplorare come l’intelligenza artificiale, supportata dal contesto aziendale, può fornire ritorni commerciali e vantaggi ambientali e finanziari in tutto il mondo.
Vision: l’intelligenza dei processi come fondamento del progresso pubblico e sociale.
Il movimento vede la combinazione di intelligenza artificiale e intelligenza privata, come quella dell’Oklahoma, come un modo potente per aiutare i governi e altre organizzazioni a fornire servizi vitali in modo più conveniente con decisioni migliori e politiche più informate. Dagli appalti alla giustizia minorile, dall’assistenza sanitaria all’ambiente, le organizzazioni stanno vedendo per la prima volta il famoso modo bizantino e opaco di fare affari.
Per Aubrey Vaughan, leader finanziario veterano, ora vicepresidente della strategia del settore pubblico presso Celonis ed ex dirigente senior di una grande azienda di software finanziario, il passaggio verso un vero miglioramento dei processi era atteso da tempo. Ricorda di aver testimoniato con orgoglio davanti al Congresso diversi anni fa sulla scoperta di 10 miliardi di dollari di pagamenti governativi impropri alla sua precedente azienda. Un alto funzionario governativo lo prese poi da parte e gli suggerì di minimizzare il risultato.
Gli venne detto il motivo: "La prossima domanda che ti faranno è: “Perché sta succedendo questo?” accadrà”, afferma Vaughn. “Oggi possiamo rispondere non solo al perché, ma anche a come risolverlo."
Le istituzioni pubbliche negli Stati Uniti e in tutto il mondo stanno restringendo i budget. Il desiderio di utilizzare l’intelligenza artificiale per colmare il divario si scontra con una dura realtà: non puoi automatizzare ciò che non capisci. Ecco tre esempi reali di organizzazioni che utilizzano PI e AI per ottenere risultati migliori.
Oklahoma: l’analisi della spesa basata sull’intelligenza artificiale in tempo reale aumenta la responsabilità
In soli 60 giorni dall’implementazione, Celonis ha esaminato linee di ordini di acquisto per un valore di 29,4 miliardi di dollari, identificando 8,48 miliardi di dollari di acquisti legalmente esenti e segnalando transazioni problematiche. Il sistema ora fornisce agli acquirenti un feedback in tempo reale entro 15 minuti dall’acquisto, consentendo una correzione immediata della rotta.
Il sistema ha rilevato che le agenzie acquistavano da un fornitore a prezzi inferiori del 45% rispetto al contratto statale, costringendo la rinegoziazione.
"L’analisi dell’intelligenza artificiale in tempo reale ha aumentato la responsabilità fornendo informazioni chiave sui modelli di spesa e semplificando l’utilizzo dei contratti." Domani spiega.
L’anno scorso, l’Oklahoma ha adottato la funzione Copilot di Celonis, che utilizza l’intelligenza artificiale conversazionale per consentire ai manager di porre domande in un linguaggio semplice. Morrow afferma che il Governatore o un membro del gabinetto ora ricevono risposte alle domande che hanno su un contratto in pochi secondi, non in settimane. Il suo gruppo sta espandendo la tecnologia ad altre agenzie. Sta inoltre esplorando come le capacità emergenti degli agenti IA possano automatizzare ulteriormente la conformità e l’analisi della spesa.
Un modello nascosto sorprendente emerge nei minorenni delinquenti in Texas
Il lavoro di Erin Espinosa presso Evident Change, un’organizzazione di ricerca sociale senza scopo di lucro, riguarda la buona gestione delle giovani vite, non il denaro dei contribuenti.
L’ex agente di sorveglianza, che ha analizzato 400.000 dati provenienti dalla giustizia minorile e dai sistemi sanitari pubblici in Texas, ha conseguito il dottorato di ricerca. ha fatto una scoperta sorprendente: il trattamento di salute mentale che i giovani autori di reato hanno ricevuto (o non hanno ricevuto) è stato un predittore di incarcerazione più forte della gravità del crimine che li ha introdotti nel sistema. Espinosa lo ha detto ai tribunali, alle legislature e al Congresso. Nessuno ci credeva.
Frustrato, ha collaborato con Monica Chiarini Tremblay, professoressa al College of William & Mary. Mentre l’analisi tradizionale mostrava una correlazione, l’intelligenza del processo di Celonis ha aiutato la coppia a dimostrare una causalità chiara e quantitativa: un sistema di salute mentale frammentato stava attivamente spingendo i bambini verso risultati peggiori. Ulteriori analisi di machine learning hanno inoltre dimostrato che raddoppiando gli stessi interventi aumentava la probabilità che i giovani autori di reato venissero allontanati in modo indesiderato da casa.
Le scoperte del mondo reale recentemente accettate per la pubblicazione accademica rappresentano sia un atto d’accusa che un’opportunità. Espinosa e Tremblay stanno pianificando un progetto pilota più ampio di analisi basata sull’indagine PI nel 2026, riunendo servizi sociali, giustizia minorile, fornitori di salute mentale e funzionari dell’istruzione.
"Questa attività è l’intersezione perfetta tra lavoro sociale, sviluppo degli adolescenti e risultati finanziari della comunità." Espinoza dice.
Stanno ora studiando come le tecnologie degli agenti di intelligenza artificiale possano segnalare i giovani a rischio e innescare risposte coordinate prima che si stabiliscano modelli.
Un budget per la difesa di 1 trilione di dollari che non ha mai ottenuto una verifica pulita
Il Dipartimento della Difesa americano si trova ad affrontare sfide finanziarie su scala sempre più ampia. In qualità di segretario ad interim dell’esercito, Robert M. Speer ha assunto tre importanti società di contabilità per mappare i processi finanziari del servizio. Tre anni dopo l’analisi era obsoleta; i processi erano cambiati radicalmente.
Quindi, quando Speer vide per la prima volta l’intelligenza dei processi, fu davvero entusiasta di ciò che ne venne fuori. "“Non solo posso vedere i dati”, ha spiegato, “ma posso anche vedere da dove provengono e il processo aziendale che li fornisce."
L’ex vice capo del controllore della difesa Tom Steffens è d’accordo: "È chiaro che manca un pezzo del puzzle." Entrambi sono recentemente entrati a far parte del comitato consultivo del settore pubblico di Celonis. Vedono il potenziale per gli agenti IA di automatizzare il monitoraggio della conformità nel complesso ecosistema del Dipartimento della Difesa.
I rischi sono inimmaginabilmente grandi. Il Dipartimento della Difesa riceverà più di mille miliardi di dollari in finanziamenti nell’anno fiscale 2026. È anche l’unica agenzia del gabinetto federale che non ha mai ricevuto una piazza pulita.
Al di là della contabilità, la geopolitica in rapido cambiamento e la guerra moderna richiedono sistemi dinamici quanto gli attuali ambienti di guerra.
"Stiamo parlando della possibilità di cambiare in tempo reale," dice Speer. "Sappiamo che questo è ciò che accade sul campo di battaglia, ma abbiamo bisogno di qualcosa nel back-end dei processi e dei sistemi per farlo accadere correttamente."
Il duo sta lavorando con i leader della difesa per dimostrare come l’intelligenza dei processi possa sostenere la trasformazione; consentendo la modellazione e la pianificazione degli scenari in grado di supportare le decisioni sul campo di battaglia con la fiducia basata sui dati anziché con informazioni ritardate e obsolete.
Gli sforzi per modernizzare e ottimizzare sistemi e processi governativi complessi sono aumentati di recente. Collaborando con il partner Knox Systems, Celonis ha ricevuto l’autorizzazione FedRAMP, le credenziali di sicurezza richieste per i servizi cloud federali, all’inizio di quest’anno.
"Knox è alla base del cloud federale gestito più sicuro e di più lunga durata," sottolinea l’amministratore delegato Irina Denisenko, che supporta più di 15 agenzie federali. Tecnologia per posizioni di empowerment "come la spina dorsale della conformità per il SaaS governativo di prossima generazione."
Dove il processo soddisfa lo scopo
Dall’identificazione di miliardi di dollari di potenziali risparmi alla scoperta del motivo per cui i bambini finiscono in carcere, i primi ad adottarli nel settore pubblico stanno dimostrando ciò che è possibile fare con l’intelligenza dei processi. Il potenziale si estende ovunque i fondi pubblici danno forma al bene pubblico: risposta climatica, istruzione, infrastrutture, servizi di emergenza.
I sostenitori parlano spesso di “progresso” o "processo di empatia" — Usare la trasparenza per cambiare le menti e i cuori, non solo le politiche.
Chiarini Tremblay, che studia il sistema dei delinquenti minorenni in Texas, dice: "Dobbiamo comprendere i sistemi complessi e prendere decisioni basate sui dati, ma l’obiettivo è sempre quello di migliorare i risultati per le persone."
Questo non è un movimento esclusivo degli Stati Uniti. Ad esempio, nel Regno Unito, gli ospedali universitari di Coventry e il Warwickshire NHS Trust hanno introdotto l’IP con effetti drammatici. Il direttore Andy Hardy ha utilizzato Celonis per analizzare 244.000 casi ambulatoriali e ha riscontrato ampie variazioni nell’erogazione delle cure.
Ottimizzando i promemoria degli appuntamenti da 4 a 14 giorni prima delle visite, il fondo ha consentito cancellazioni anticipate e ha visitato altri 1.800 pazienti a settimana. La lista d’attesa è stata ridotta di 5.300 pazienti in otto settimane.
Hardy conclude: "I dati che i medici possono comprendere sono importanti quanto i bisturi."
La tecnologia continua ad avanzare. Al Celosfer 2025, Celonis ha introdotto una serie di nuove offerte e aggiornamenti della piattaforma per organizzazioni del settore pubblico e privato, tra cui Orchestration Engine, che coordina le azioni attraverso i flussi di lavoro che coinvolgono agenti AI, attività umane e sistemi legacy.
Il tutto basato sul grafico Celonis Process Intelligence. "gemello digitale vivente" I processi di un’azienda o di un’istituzione pubblica. È indipendente dal sistema, funziona su sistemi disconnessi specifici per le operazioni governative e integra contemporaneamente mainframe vecchi di decenni e applicazioni cloud all’avanguardia.
Ma i capi delle agenzie e altri sostengono che il successo richiede qualcosa di più del semplice software. Ad esempio, quando l’Oklahoma ridusse la sua squadra di sorveglianza da 13 a cinque, emerse resistenza. Il team di Morrow ha investito molto nella formazione e nella gestione del cambiamento. “L’intelligenza dei processi rivela opportunità di miglioramento, ma le persone implementano le soluzioni”, spiega.
Sono necessari un’educazione continua e a lungo termine e un cambiamento culturale.
“Il miglioramento operativo continuo è uno stile di vita”, afferma Vaughn di Celonis. “È necessario avere una cultura che voglia costruire processi migliori, sistemi migliori, sistemi più efficienti”.
Gli strumenti sono pronti. Il business case è dimostrato. Ciò che resta è la volontà di cambiare e il coraggio di guardare con chiarezza ai sistemi che serviranno il bene pubblico.
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